¿Cómo hacer un plan de acción para desarrollar una habilidad?

Cuando realizo formaciones, lo más habitual es que los participantes ejecuten un plan de acción sobre los contenidos mostrados en la sesión con la intención de mejorar alguna habilidad o competencia o sencillamente para llevar a cabo alguna acción que les permita alcanzar determinado objetivo.

A lo largo de los años, he podido observar que una mayoría de los Directivos que asisten a las formaciones que imparto tienen en el diseño de un plan de acción una asignatura pendiente. Esto para mí es un problema grave a subsanar y que limita al Directivo en su propio desarrollo y, por extensión, a su capacidad para desarrollar a sus equipos; Por tanto, considero que la capacidad de realizar planes de acción vinculados al desarrollo es un “básico” que debe dominar cualquier profesional y mucho más si es un líder pues tiene la responsabilidad de hacer crecer a su equipo.

Algunos de los errores comunes en el diseño de planes de acción que me encuentro con frecuencia son los siguientes:

  • Redactado del objetivo incorrecto por falta de concreción.
  • Objetivo excesivamente ambicioso.
  • Ausencia de indicadores para comprobar la evolución y consecución del plan.
  • Confusión entre “acciones” e “indicadores”.
  • Acciones poco concretas.
  • Acciones “desalineadas” con el objetivo a conseguir.
  • Falta de seguimiento por tercera persona (ya sea su líder u otro compañero).
  • El plan de acción tiene una única acción: ir a un curso formativo (algo que casi siempre es insuficiente).

Algunas de las claves de éxito para realizar un plan de acción que sea altamente efectivo son las siguientes:

  1. Identificar el área de desarrollo u objetivo (puede ser por diferentes vías como el feedback de terceros o la toma de conciencia de uno mismo).
  2. Diseñar el redactado del objetivo respetando el acrónimo M.E.T.A.R.A. Con esto me refiero a que el redactado del objetivo ha de empezar por un verbo en infinitivo (mejorar, potenciar, incrementar, reducir, etc.) y que este objetivo sea M (“medible”, o sea que tenemos indicadores que nos permitirán evaluar el avance), E (“específico”, o sea que cualquiera que lo lea entienda ese objetivo), T (“temporalizado”, o sea que este objetivo está acotado en el tiempo), A (“alcanzable”, o sea, un objetivo asequible para conseguirlo), R (“relevante”, o sea que tenga importancia y que su consecución reporte beneficios evidentes), y por último la A de “acordado”, o sea, que si lo hemos realizado con nuestro superior jerárquico este no nos lo haya “impuesto” sino que sea el fruto de un acuerdo entre ambos.
  3. Concretar las acciones y que estas estén directamente vinculadas con la consecución del objetivo y que hayan varias (no solo una o dos) para que garanticen la consecución del objetivo aportando variedad, calidad y concreción; por cierto, las acciones también se redactan (al igual que el objetivo) partiendo de un infinitivo: analizar, practicar, pedir, gestionar, organizar, etc.
  4. Compartir el plan será muy necesario para garantizar su consecución y valorar avances. Si por las circunstancias que sea, nuestro superior jerárquico no está implicado en el seguimiento del plan, será muy necesario buscar algún compañero para “compartir” nuestro plan y que este nos ayude aportando su escucha y su feedback.

A continuación os añado un ejemplo del plan de acción de un profesional que quiere mejorar su capacidad de “trabajar en equipo” y aumentar su “visibilidad” en su departamento. Imaginemos un profesional del ámbito tecnológico, con cierta tendencia a la introversión y que se mueve cómodamente con “procesos” pero que tiene mayor dificultad en el ámbito “personas” y que hasta ahora ha preferido “estar en segundo plano” y poco implicado en funciones que le faciliten interaccionar con otras personas de su departamento.

Definición del objetivo“Mejorar mi capacidad para trabajar en equipo y aumentar mi “visibilidad” en el departamento durante el próximo semestre de 2015”.
Acciones a llevar a cabo para cambiar (mínimo 3 y que sean concretas)

  1. Coordinar un proyecto de mejora con dos compañeros sobre la optimización de las reuniones en la empresa tanto presenciales como las realizadas por otros medios (videoconferencia etc.).
  2. Realizar una formación a todo el departamento para conseguir que todos incorporen un programa (BOOK) en su día a día, que facilita la reserva de salas de reuniones o de los auditorios. Implica tutorizar a compañeros que tengan mayor dificultad en el uso de este nuevo programa.
  3. Realizar el proceso de acogida de los becarios o nuevas incorporaciones del departamento.
  4. Verbalizar las conclusiones finales, acuerdos o compromisos alcanzados y realizar el “acta” en las reuniones del proyecto “Explorer”.

Indicadores ¿Cómo sabré que lo he conseguido?

  1. Reuniones de proyecto (mínimo una a la semana), entrega de “partes” del proyecto o presentaciones de los “avances” mensual y entrega final en Octubre de 2015.
  2. Que todo el departamento utilice el BOOK antes de Diciembre de 2015.
  3. Valoraciones de los propios becarios en la entrevista de valoración del proceso de acogida. Valoración mínima de “6” sobre “10”.
  4. Información recogida en el acta y aprobada por los asistentes a la reunión.

Posibles obstáculos y cómo evitarlosFalta de experiencia en realizar proceso de acogida: pedirle a María (que tiene amplia experiencia) que me explique las claves para realizar un proceso de acogida con éxito o incluso que la pueda ver “en directo” cuando ella lo realiza.
Fecha del primer seguimientoJulio de 2015.
Fecha de consecuciónDiciembre de 2015.
¿Quién validará este plan o con quién lo compartiré?Superior jerárquico.

¡Espero que este artículo os pueda aportar alguna idea para que os pongáis en marcha realizando un excelente plan de acción!

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